Основні завдання Департаменту діловодства під час воєнного стану в Україні

- забезпечення виконання вимог законодавства стосовно розгляду звернень громадян та юридичних осіб, запитів на інформацію, здійснення контролю за станом цієї роботи у виконавчих органах міської ради, адміністраціях районів Харківської міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності; 

- організація прийому, реєстрації та обліку запитів на інформацію, що надходять до Харківської міської ради у порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації» та контролю за їх виконанням;

- взаємодія при виконанні покладених на Департамент завдань з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, з департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян.

Підзвітність

Департамент діловодства Харківської міської ради підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові, заступнику міського голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Відділ з питань звернень громадян

На відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради покладені обов’язки забезпечення централізованого обліку письмових звернень громадян адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови.

Вимоги до звернень громадян

У письмовому зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше, ніж через десять днів від дня його надходження.

Заявник може написати електронний лист міському голові заповнивши спеціальну форму «Написати листа» у розділі «Електронний лист» на сайті Харківської міської ради, міського голови, виконавчого комітету. До листа заявник має можливість прикріпити файли з фотографіями у популярних форматах обробки даних.

Письмове звернення можна надіслати поштою за адресою: 
61200, м. Харків, майдан Конституції, 7. 

Телефони для довідок: 760-73-39, 760-73-49 

Відділ з питань звернень юридичних осіб

На відділ з питань звернень юридичних осіб Департаменту діловодства Харківської міської ради покладені обов’язки забезпечення централізованого обліку звернень юридичних осіб, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови – керуючому справами виконавчого комітету міської ради, заступникам міського голови.

Вимоги до звернень юридичних осіб.

Листи юридичних осіб бажано розміщувати на офіційних бланках. Лист повинен мати обов’язкові реквізити: найменування установи, яка направила документ, поштову адресу, адресу електронної пошти, номери телефонів, дату, реєстраційний індекс документа, текст, підпис. Бажано вказувати прізвище, власне ім’я та телефон виконавця листа.

Неправильно оформлені (відсутність підпису), пошкоджені або надіслані не за адресою документи (адресовані іншим установам) повертаються відправникові без розгляду.

Юридичні особи можуть направити письмове звернення поштою за адресою: 61200, м. Харків, майдан Конституції, 7. 

Телефони для довідок: 760-73-69, 725-33-60 

Відділ забезпечення доступу до публічної інформації

На відділ забезпечення доступу до публічної інформації  Департаменту діловодства Харківської міської ради покладені обов’язки забезпечення централізованого обліку запитів на інформацію, адресованих Харківській міській раді, міському голові.

Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.
Запити можна подавати в усній, письмовій чи в іншій формах (поштою, телефоном, електронною поштою).

Письмовий запит подається у довільній формі.

Для подання запиту на інформацію поштою необхідно направити лист на адресу: 61200, м. Харків, майдан Конституції, 7.